Právní jistota: Digitalizace bez obav a podle pravidel
Digitalizace s námi není jen o „skenování do počítače“. Je to proces, díky kterému vaše dokumenty získají novou digitální sílu a vy získáte svobodu od šanonů. Naším cílem je provést vás legislativou tak, abyste získali moderní cloudový archiv a přitom splnili všechny zákonné povinnosti.
1. Digitální originál uznávaný úřady
Zákon o účetnictví a evropské nařízení eIDAS umožňují nahradit papírové faktury a smlouvy digitálními verzemi.
Co pro vás děláme: Dokumenty v tarifu DIGI-PRO opatřujeme kvalifikovanou elektronickou pečetí a časovým razítkem.
Výsledek: Získáte digitální originál. Ten je pro Finanční úřad, OSSZ nebo pojišťovnu plnohodnotným dokladem. Papírové verze můžete zredukovat na minimum a bezpečně uložit nebo (v souladu s archivačním plánem) zlikvidovat.
2. Dokumenty, které „nestárnou“
Mzdové listy musíte uchovávat 30 let, faktury 10 let. Jak zajistit, aby šly za 20 let ještě otevřít?
Co pro vás děláme: Dokumenty ukládáme ve standardu PDF/A. To je celosvětově uznávaný formát pro dlouhodobou archivaci.
Výsledek: Máte jistotu, že vaše dokumenty budou čitelné i za desítky let, bez ohledu na to, jaký software se zrovna bude používat.
3. Ochrana těch nejdůležitějších listin
Některé dokumenty (jako stanovy nebo zakládací listiny) tvoří právní základ vaší existence a jejich ztráta by byla kritická.
Co pro vás děláme: Pro tyto listiny využíváme v tarifu DIGI-MAX tzv. autorizovanou konverzi přes Czech POINT.
Výsledek: Digitální verze získává status „ověřené kopie“. I kdyby se s fyzickým papírem cokoli stalo, v cloudu máte uložený dokument se stejnou právní váhou.
4. Bezpečí a GDPR pod pokličkou
Papíry v šanonech jsou z pohledu GDPR rizikem. Digitální archiv naopak nabízí dokonalou kontrolu.
Co pro vás děláme: Dokumenty ukládáme do zabezpečeného prostředí Microsoft Cloud (OneDrive/SharePoint).
Výsledek: Vy určujete, kdo má ke kterému „šanonu“ přístup. Data jsou šifrovaná, zálohovaná proti ztrátě a přístupy jsou dohledatelné.
Rychlý průvodce: Co můžu s papíry udělat po digitalizaci?
TYP DOKUMENTU | TARIF | PRÁVNÍ STATUS V CLOUDU | CO S PAPÍREM? |
Běžná operativa (revize, nákresy, zápisy) | LITE | Pracovní kopie (OCR) | Uchovat pro jistotu v boxu. |
|---|---|---|---|
Účetnictví a mzdy (faktury, účtenky) | PRO | Digitální originál | Lze skartovat / minimalizovat. |
Právní dokumenty (stanovy, smlouvy) | MAX | Ověřená digitální kopie | Originál uložit do trezoru. |
Nezatěžujeme vás studiem zákonů. My proces nastavíme tak, aby váš archiv byl přehledný pro vás a neprůstřelný pro kontrolu. Digitalizujeme s ohledem na archivační lhůty i bezpečnost vašich dat.
Ztratili jste se v džungli archivačních lhůt? Uděláme v ní pořádek za vás.
Vlastnit firmu nebo spravovat SVJ dnes znamená být jednou nohou v papírové pasti. Legislativa na vás chrlí desítky povinností: faktury pět let, mzdové listy třicet let, smlouvy navždy... Každý zákon říká něco jiného, pravidla se neustále mění a strach z kontroly vás nutí kupovat další a další regály na papíry, které už možná dávno nikdo nepotřebuje.
Výsledek? Tuny prachu, chaos v šanonech a hodiny ztracené hledáním jedné smlouvy z roku 2018.
Proč se trápit s papíry, když můžete mít klid?
V sanony.online jsme tuhle legislativní džungli prosekali za vás. Digitalizace není jen o "focení papírů" – je to cesta k absolutnímu přehledu a právní jistotě.
Víme, co se musí hlídat: Podívejte se do naší tabulky lhůt níže. Je to složité? Pro vás už nemusí být.
Z papíru do cloudu: Vše, co naskenujeme, dostane textovou vrstvu. Místo prohrabávání krabic prostě napíšete "Novák 2021" a dokument máte před sebou za 2 sekundy.
Konec strachu z vyhazování: Pomůžeme vám vytřídit to, co už zákon nevyžaduje, a zbytek bezpečně uložíme v digitální podobě s platným časovým razítkem.
Tabulka archivačních lhůt pro nejčastější dokumenty :
Typ dokumentu | Skartační doba | Legislativa |
Faktury (vydané/přijaté) | 5 let | Zákon č. 563/1991 Sb. (účetnictví) |
Daňové doklady (DPH) | 10 let | Zákon č. 235/2004 Sb. (DPH) |
Účetní závěrka | 10 let | Zákon o účetnictví |
Bankovní výpisy | 5 let | Zákon o účetnictví |
Pokladní doklady | 5 let | Zákon o účetnictví |
Smlouvy (obecně) | 3–10 let | Občanský zákoník č. 89/2012 Sb. |
Kupní smlouvy | 10 let | Občanský zákoník |
Nájemní smlouvy | 3–10 let | Občanský zákoník |
Smlouvy o dílo | 10 let | Občanský zákoník |
Pracovní smlouvy | 10 let po skončení | Zákoník práce |
Mzdové listy | 30 let | Zákon č. 582/1991 Sb. |
Docházka zaměstnanců | 3 roky | Zákoník práce |
Personální spisy | 10–30 let | Zákoník práce + GDPR |
Evidence BOZP | 10 let | Zákoník práce |
Revizní zprávy (elektro, plyn, výtahy) | 5–10 let | Vyhlášky a normy |
Stavební deník | 10 let | Stavební zákon |
Projektová dokumentace | po dobu existence stavby | Stavební zákon |
Kolaudační rozhodnutí | trvale | Stavební zákon |
HACCP dokumentace | 1–5 let | Nařízení EU 852/2004 |
Evidence reklamací | 3 roky | Občanský zákoník |
Objednávky (e-shop, služby) | 5 let | Zákon o účetnictví |
Dodací listy | 5 let | Zákon o účetnictví |
Skladová evidence | 5 let | Zákon o účetnictví |
GDPR souhlasy | po dobu účelu | Nařízení EU 2016/679 |
Záznamy o zpracování osobních údajů | po dobu zpracování | GDPR |
Zápisy ze schůzí (SVJ, spolky) | 5–10 let | Občanský zákoník |
Stanovy (SVJ, spolky) | trvale | Občanský zákoník |
Prezenční listiny | 5 let | Občanský zákoník |
Vyúčtování služeb (SVJ, nájmy) | 4 roky | Zákon č. 67/2013 Sb. |
Evidence plateb nájemného | 5 let | Zákon o účetnictví |
Servisní protokoly | 5–10 let | Občanský zákoník |
Záruční listy | po dobu záruky + 3 roky | Občanský zákoník |
Technická dokumentace zařízení | po dobu používání | Technické normy |
Záznamy o školení | 5–10 let | Zákoník práce |
Interní směrnice | po dobu platnosti + 5 let | Zákon o účetnictví |
Přepravní dokumenty | 5 let | Zákon o účetnictví |
Záznamy z tachografů | 1–2 roky | Nařízení EU |
Zdravotnická dokumentace | 5–100 let * | Zákon č. 372/2011 Sb. |
Třídní knihy | 10 let | Školský zákon |
Grantová dokumentace (spolky) | 10 let | Podmínky dotace |
* lhůta se liší dle typu péče; např. 10 let u praktiků po úmrtí, ale až 100 let u rizikových pracovišť