Právní rámec archivace: Jak bezpečně archivovat a legálně skartovat dokumenty
Digitalizace je cesta k pořádku, ale musí mít svá pravidla. Česká legislativa má jasná pravidla pro to, jak dlouho a v jaké formě musíte dokumenty uchovávat.
Naše služba vám pomůže najít ideální rovnováhu mezi administrativní svobodou (kdy máte vše v cloudu a papíry neřešíte) a právní jistotou (kdy jsou ty nejdůležitější originály bezpečně uloženy v trezoru). Naším cílem je, abyste splnili zákonné požadavky, ale uvolnili si ruce a prostor v kanceláři.
Podrobná matice nakládání s dokumenty po digitalizaci
Kategorie | Typ dokumentu | Odhad objemu | Co s papírem? |
|---|---|---|---|
🟢 OK ke skartaci | Faktury přijaté a vydané, účtenky, pokladní doklady, bankovní výpisy, přepravní listy (dodací listy), běžná korespondence (e-maily, dopisy). | 80–90 % | Skartovat ✅ |
🟠 Uchovat (Složka) | Smlouvy o dílo, kupní smlouvy (běžné), nájemní smlouvy, revizní zprávy (technické), záruční listy, technická dokumentace k opravám, pojištění. | 10–15 % | Vrátit do skříně⚠️ |
🔴 Trezor (Bezpečnost) | Stanovy, zakládací listiny, zápisy ze shromáždění/valných hromad, mzdové listy, kupní smlouvy (nemovitosti), úvěrové smlouvy. | 1–5 % | Vrátit a dát do trezoru ❌ |
Co je to Věrohodná digitalizace?
Pro většinu dokumentů (faktury, účtenky) není nutná drahá autorizovaná konverze. Zákon o účetnictví umožňuje vést účetnictví v digitální podobě, pokud je zajištěna věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost.
Naše digitalizace splňuje tyto podmínky díky:
OCR technologii: Dokumenty jsou plně prohledatelné.
Logování v cloudu: Každá manipulace s dokumentem je zaznamenána.
Propojení: Dokumenty jsou provázány s bankovními výpisy.
Jak začít s digitalizací?
Nezávazná konzultace: Spojte se s námi a probereme specifika vašeho archivu.
Odvoz dokumentů: Přijedeme, dokumenty převezmeme a naskenujeme.
Nastavení pravidel: Společně určíme, které dokumenty skartujeme, které vrátíme ve složce a pro které zajistíme autorizovanou konverzi.
Užívání archivu: Během pár dní pracujete digitálně a bezpečně.
Případová studie: Digitalizace dokumentů Bytového družstva
Klient: Bytové družstvo s 8 šanony dokumentace (cca 3 200 papírů).
Cíl: Uvolnit prostor a zajistit snadný přístup k dokumentům pro členy výboru.
Jak jsme postupovali:
Analýza: Všechny dokumenty jsme si prošli, dohodli se na systému třídění složek a pojmenování jednotlivých dokumentů na cloudu, vše pečlivě připravili na skenování a celou zakázku digitalizovali.
Třídění:
2 800 papírů (cca 87 %): Běžné faktury a účtenky jsme po digitalizaci certifikovaně skartovali.
350 papírů (cca 11 %): Smlouvy o dílo a revize jsme digitalizovali, uložili do cloudu a papíry vrátili v označené složce pro dlouhodobé uložení.
50 papírů (cca 2 %): U klíčových dokumentů (stanovy, úvěrové smlouvy) jsme provedli autorizovanou konverzi na Czech POINTu pro 100% právní jistotu a předseda družstva originály uložil do trezoru.
Výsledek: Celý proces proběhl do 5 dnů, v pátek večer jsme si dokumenty vyzvedli a ve středu ráno bylo vše v cloudu a jedna složka s vytříděnými důležitými dokumenty zpět u předsedy.
Investice do digitalizace:
Skenování (8 šanonů x 750 Kč): 6 000 Kč
Skartace (7 šanonů x 100 Kč): 700 Kč
Autorizovaná konverze (50 str. x 45 Kč)*: 2 250 Kč
Doprava po Praze byla v ceně služby
Celkem: 8 950 Kč
* Cena zahrnuje úřední poplatek 30 Kč/str. + manipulační poplatek za realizaci