Ukázka z praxe: Digitalizace dokumentů Bytového družstva
Klient: Bytové družstvo s 8 šanony dokumentace (cca 3 000+ papírů A4).
Cíl: Uvolnit prostor a zajistit snadný přístup k dokumentům pro členy výboru.
Jak jsme postupovali:
Analýza a audit archivu:
Všechny dokumenty jsme si prošli a navrhli systém třídění. Místo „všechno do jedné složky“ jsme vytvořili logickou strukturu na Cloudu, která odpovídá skutečnému chodu bytového družstva.Třídění dokumentů dle matice:
2 755 stran (85 %) – DIGI-LITE: Provozní dokumentace, revize, korespondence a starší podklady. Tyto dokumenty jsme zdigitalizovali pro bleskové vyhledávání. Papírové verze jsme zredukovali a vrátili předsedovi v jednom přehledném boxu „pro archiv“.
315 stran (10 %) – DIGI-PRO: Faktury, mzdové listy a smlouvy o dílo. Zde jsme aplikovali kvalifikovanou pečeť a časové razítko. Tím jsme vytvořili digitální originály. Tyto papíry už předseda k práci nepotřebuje, jsou uloženy v „nedotknutelné“ části archivu.
48 stran (5 %) – DIGI-MAX: Klíčové dokumenty (stanovy, úvěrové smlouvy). Provedli jsme autorizovanou konverzi na Czech POINTu pro 100% právní jistotu. Nyní mají stejnou platnost v cloudu i v trezoru.
Výsledek:
Celý proces proběhl do 5 pracovních dnů. V pátek večer jsme si dokumenty vyzvedli a ve středu ráno měl výbor přístup k archivu z mobilu. Z původních 8 šanonů zbyl jeden úhledný archivační box.
Investice do digitalizace:
Tarif DIGI-LITE (2 755 str. × 1,90 Kč): 5 234,50 Kč
Tarif DIGI-PRO (315 str. × 3,90 Kč): 1 228,50 Kč
Tarif DIGI-MAX (48 str. × 49 Kč)*: 2 352,00 Kč
Doprava a manipulace (Praha): V ceně služby
Logistické srovnání do archivačního boxu: Zdarma
Celkem: 8 850 Kč
* Tato cena zahrnuje i úřední poplatek 30 Kč/str. (tedy 1 440 Kč přímá platba státu) a Archiv Box za 35 Kč.